Las empresas deben informar a la plantilla sobre cambios que afecten al tratamiento de sus datos personales
A lo largo de nuestro tiempo de trabajo en una empresa, pueden producirse cambios tanto por la parte de la persona trabajadora como por parte de la empresa que afectan al tratamiento de los datos personales.
Por ejemplo, hemos decidido afiliarnos a un sindicato y que la cuota de descuente directamente en la nómina aunque inicialmente no lo habíamos hecho, o la empresa implanta un sistema de control de presencia mediante videovigilancia.
En cualquier caso, la empresa deberá informar a las personas trabajadoras de los cambios que se produzcan y que afecten a sus datos personales.
Tarjetas identificativas: cuándo son obligatorias
Las empresas pueden exigir a sus empleados el uso de tarjetas identificativas con nombre y apellidos en dos supuestos: cuando desarrollen actividades de cara al público o por razones de seguridad.
La información contenida debe limitarse a la estrictamente necesaria para la identificación. Además, puede incluirse fotografía sin necesitar el consentimiento expreso del trabajador.
Datos de productividad y nóminas: límites
En cuanto a la publicación de datos de productividad, se debe respetar el derecho a la protección de datos y la publicidad de estos datos no puede ser indiscriminada ni ser utilizados para futuros tratamientos.
Por otro lado, las nóminas contienen información personal. No debe figurar información superflua o adicional distinta a ingresos y deducciones. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recomienda especialmente que no se incluya mención a la afiliación sindical, evitando que terceros puedan conocer esta información.
Datos especialmente protegidos
Ninguna empresa puede exigir información sobre afiliación sindical; ideología política; creencias religiosas u orientación sexual.
El tratamiento de estas categorías especiales de datos está prohibido, salvo excepciones:
- consentimiento explícito del trabajador,
- cumplimiento de obligaciones legales en el ámbito laboral, protección de intereses vitales, reclamaciones judiciales o
- fines de medicina preventiva y evaluación de la capacidad laboral.
Sistemas internos de denuncias: transparencia y confidencialidad
Los buzones internos de denuncias, habitualmente online, están permitidos siempre que respeten los principios básicos de protección de datos. La empresa debe informar a la plantilla sobre la existencia de estos sistemas y el tratamiento que se dará a la información, ya sea en el contrato de trabajo, mediante comunicación o circular informativa.
Estos sistemas pueden ser anónimos. Cuando no lo sean, la información del denunciante debe ser confidencial. Solo las personas encargadas del control interno o del tratamiento de datos pueden acceder a esta información, ampliándose el acceso únicamente cuando sea necesario adoptar medidas disciplinarias o iniciar procedimientos judiciales.
Los datos deben conservarse el tiempo estrictamente necesario para investigar los hechos y adoptar medidas. Deben suprimirse cuando pasen tres meses desde su introducción en el sistema de denuncias, salvo bloqueo. Las denuncias no admitidas solo pueden archivarse de forma anónima.
El denunciado conserva sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, garantizándose en todo momento que no se revele la identidad del denunciante.
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